Amministrazione senza carta

di Luca Petruzzi

09/10/16

1. Definizione
2. Il perché della sospensione
3. Casi specifici

a) Il programma “amministrazione senza carta” è stato previsto da un DPCM del novembre 2014, il quale ha statuito che dal 12 agosto 2016 tutte le amministrazioni avrebbero dovuto completare il processo di digitalizzazione di tutti gli atti e pratiche, abbandonando per sempre il materiale cartaceo.

Una vera e propria rivoluzione per gli Uffici, abituati a protocollare foglio per foglio ogni richiesta pervenuta alla amministrazione, che aiuterebbe a realizzare un risparmio eccezionale per le risorse pubbliche.

In pratica tutte le Pubbliche Amministrazioni dovranno adeguare i sistemi di gestione informatica per produrre in formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi che gestiranno.

I punti cardine di tale programma erano in realtà già stati fissati dal Codice dell’amministrazione digitale del 2005, il DPCM non fa altro che tentare di dare attuazione alle disposizioni del CAD che erano rimaste fino a quel in fase di stallo.

Quali potrebbero essere i vantaggi? In base ad un calcolo statistico si è previsto che il risparmio annuo potrebbe corrispondere ad euro 3.2 miliardi, e 2 miliardi di fogli.

Andiamo a vedere quali sono i principale adempimenti a cui le Pubbliche Amministrazioni sono chiamate ad adempiere entro il 12 agosto:

• Predisposizione del manuale di gestione documentale;
• Predisposizione del manuale di conservazione documentale;
• Predisposizione del regolamento per la pubblicazione dei documenti on-line;
• Definizione delle regole di validazione del documento e mappature del processo di creazione, e delle firme elettroniche;
• Mappatura dei processi e gestione dei documenti informatici;
• Monitoraggio degli strumenti di ricezione delle istanze (SPID)
• Analisi e verifica della interoperabilità dei dati contenuti nelle banche dati;
• Avvio procedure di soluzioni tecnologiche di soluzioni tecnologiche per realizzare dialogo in cooperazione applicativa;

Infine devono essere individuate varie figure professionali di particolare importanza quali i responsabili:

• Della conservazione;
• Della protezione dei dati personali;
• Della sicurezza informatica;
• Della gestione documentale.

b) Oggi siamo ben oltre il 12 agosto, data fissata per la scadenza di adozione delle misure vincolanti la digitalizzazione fissate nel DPCM del 2014. Le Pubbliche Amministrazioni hanno adempiuto al programma “amministrazione senza carta”? Cosa è successo in questi 18 mesi?

Grazie al parere favorevole del 3 Agosto reso dalla Commissione Affari interni costituzionali al decreto legislativo che modifica il Codice Unico dell’Amministrazione Digitale, si è purtroppo fatto un passo indietro, perché, andando a vedere al punto 17 dello stesso, si legge:

“Al fine di garantire l’aggiornamento delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, si disponga la sospensione dell’efficacia del Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 per un tempo congruo all’emanazione di nuove regole tecniche pienamente conformi alle disposizioni del Codice”.

Sostanzialmente si è prevista una sospensione della vincolatività delle disposizioni del decreto del 2014.

L’ultima versione del decreto legislativo sul Codice dell’amministrazione digitale (Cad), esaminata dal consiglio dei ministri il 10 agosto, posticipa dal 12 agosto al 12 dicembre il termine ultimo entro cui la pubblica amministrazione dovrà adeguare i propri sistemi per gestire tutti i documenti in modalità digitale.

Perché però si è sospeso?

Nel parere votato alla camera dei deputati, in commissione affari costituzionali si legge che si è dovuta disporre tale sospensione al fine di garantire un “aggiornamento”.

L’obbligo è stato sospeso però perché molti enti non sono pronti. Andando a leggere gli obblighi esposti nel paragrafo a), possiamo immaginare come risulti molto difficile pur una piccola Pubblica Amministrazione adeguarvisi.

Per le amministrazione già pronte, però, rimane la facoltà di passare dalla carta al digitale già ora.

c) In questi 18 mesi però varie amministrazioni hanno comunque intrapreso una attività di digitalizzazione. Un esempio può essere rappresentato dal comune di Rimini.  Per il Comune di Rimini la scadenza del 12 agosto, prevista dal DPCM 13 novembre 2014, rappresenta l’ultima fase del processo di digitalizzazione completa dei documenti e rappresenterà il completamento di un percorso organizzativo e procedurale gestito nel corso del tempo dall’Amministrazione, che ha già recepito la normativa vigente adeguando le procedure di gestione documentale alle nuove disposizioni.

Alcune amministrazioni hanno rispettato anzitempo le disposizioni del DPCM, quindi questa sospensione ha sostanzialmente creato dei grandi problemi per la digitalizzazione nei confronti di quelle altre amministrazioni che non avevano completato tale programma, andandone ad incentivare la non riuscita.

Cosa ha fatto ROMA TRE al riguardo?

Si è adeguata anzitempo alle disposizioni del decreto, ovvero ha disposto anche un piano di ripartizione degli eventuali proventi?

A tal proposito dal 2015-2016 sia ROMA TRE sia i vari dipartimenti della stessa università hanno previsto, per una serie di attività, delle vere e proprie digitalizzazioni abbandonando per sempre l’utilizzo della carta:

Ad oggi le domande di immatricolazione e trasferimento vengono fatte in modo informatico;

I vari dipartimenti di ROMA TRE hanno adottato un nuovo modello di prestito bibliotecario, con il quale, attraverso l’utilizzo del “RFID”, non è più necessario compilare moduli per richiedere una monografia, un codice o una rivista, ma il sistema riconoscerà automaticamente l’utente con un semplice passaggio, realizzando un risparmio sia di tempo che cartaceo;

Il laboratorio informatico di Giurisprudenza ha abbandonato le registrazioni su documenti cartacei.

La questione più importante però è ora un’altra. Come si può ben notare, creando una digitalizzazione dell’attività si vanno a realizzare presumibilmente dei proventi, diciamo presumibilmente perché tale passaggio crea dei forti costi iniziali (nuovi software, strumenti, ecc). Si pone dunque il problema di verificare se le amministrazioni hanno previsto un piano di riparto di queste eventuali entrate.

Come si è comportata anche in questo caso Roma tre? A tal proposito possiamo dire che Roma tre non ha previsto un piano specifico di ripartizione di tali proventi, ma gli stessi entreranno a far parte del bilancio finale e verranno utilizzati all’occorrenza. È possibile però che vi siano delle delibere specifiche, le quali prevedano la loro eventuale ripartizione in altri ambiti.